Az elmúlt években a home office, illetve hibrid munkavégzési forma egyre inkább elterjedt az üzleti világban, ami effektivitásának köszönhetően nem is csoda. Ahhoz viszont, hogy ez gördülékenyen működjön, elengedhetetlen a csapatot vezető személy felkészültsége. Megosztjuk Önnel a legfontosabb tippeket arról, hogyan működhet a csapatépítés home office esetén.
A pandémia során sok cégnek kellett gyorsan alkalmazkodnia az új helyzethez.
Ennek eredményeként a vezetőknek új digitális kihívásokkal kellett szembenézniük, amikor csapatuk tagjai otthonról kezdtek el dolgozni.
A home office sok helyen megmaradt, ezért lényeges, milyen szemléletet, stratégiát alkalmaz egy vezető a hatékony home office érdekében.
Hoztunk néhány tippet!
1. Készítsen stratégiát!
Először is, fontos, hogy kidolgozzon egy jól működő stratégiát a home office-ban tevékenykedő csoport számára.
Ez magába foglalhatja az elvégzendő feladatok és határidők megállapítását, a kommunikációs csatornák kialakítását és az együttműködési protokollok meghatározását. Az ilyen stratégia segít csapatnak azonos irányba haladni és összpontosítani a közös célokra.
Ahhoz, hogy a home office-ban dolgozó csapata hatékonyan kommunikáljon, fontos, hogy az online meetingek interaktívak legyenek. Biztosítson lehetőséget arra, hogy a munkatársak aktívan vegyenek részt a megbeszéléseken, kérdezzenek, vagy adjanak tanácsokat!
Használja a videokonferencia szoftver kínálta funkciókat, mint például a képernyőmegosztás, a chat és a feljegyzések funkciót! Ezek a funkciók lehetővé teszik, hogy könnyen megosszunk dokumentumokat, prezentációkat és feljegyzéseket, valamint élőben mutassuk be az elvégzendő feladatokat.
2. Legyenek rendszeres találkozói!
Ahhoz, hogy hatékonyan vezessen egy home office-ban dolgozó csapatot, rendszeresen kommunikálnia kell velük.
Egyeztessen rendszeres találkozókat a csapattal, amelyek során megoszthatja velük az aktuális feladatokat, ellenőrizheti a folyamatokat és felmerülő problémákra kereshetnek együtt megoldásokat.
Határozzon meg rendszeres időpontokat az online meetingekre!
Az online találkozók ideális esetben 30-60 percesek legyenek. Fontos, hogy az ütemterv szorosan összehangolódjon a munkatársak munkájával és az elvégzendő feladatokkal.
A gyakori meetingek háttérbe szorítanak minden negatív tényezőt. Megelőzheti az elszigeteltség érzését, mindeközben erősíti a munkatársak közötti kapcsolatot, így javítva a csapatmunka minőségét.
3. Alakítson ki mindenki számára használható kommunikációs csatornát!
A kommunikációs csatornák elengedhetetlen elemei a hatékony csapatmunkának.
A home office-ban dolgozó munkatársak esetében fontos, hogy számukra megfelelő eszközöket használjunk, amelyek lehetővé teszik a problémamentes kommunikációt és a folyamatos kapcsolattartást. Fontos, hogy létrehozzon egy protokollt, amely meghatározza az alkalmazandó kommunikációs csatornákat, például videokommunikációs eszközöket, emailt, chatet, vagy közösségi média alkalmazásokat.
Egy mindenki számára megfelelő, egységes kommunikációs csatorna megoldást adhat a home office nehézségeinek leküzdésére.
4. Építsen csapatot home office szinten!
Ki ne akarna egy jó hangulatú, érdeklődő csapathoz tartozni?
Az online munkavégzés során könnyen elveszhet az információáramlásban az emberi tényezők szerepe, így fontos, hogy időnként olyan eseményeket szervezzen, amelyek erősítik a csapatszellemet. Ez lehet akár online csapatépítő játék vagy virtuális kávézás is.
Játszhatnak webes kártyajátékokkal, vagy csak főzzenek le egy finom kávét, és beszéljék meg a hét fáradalmait, eseményeit.
5. Támogassa a munka-otthon egyensúlyát!
A távmunkában dolgozó munkatársak számára kihívást jelenthet a munka és magánélet egyensúlyának megtartása. Legyen szó IT cégekről, vagy más intézményi munkahelyekről, sok esetben okozhat gondot a nem megfelelő balansz. Ez a teljesítőképesség súlyos romlásához vezethet.
Mint vezető, támogassa őket abban, hogy megtalálják az optimális egyensúlyt, és figyeljen arra, hogy ne legyenek túlterhelve. Ez segít a dolgozóknak abban, hogy hatékonyabbak legyenek, és még csökkentheti a stresszt is. Rendszeresen kérjen visszajelzést, hogy munkavállalói mennyire elégedettek és leterheltek.
6. Adjon visszajelzést!
A home office-ban dolgozó csapat számára fontos, hogy kapjanak visszajelzést a munkájukról.
Adjon konstruktív visszajelzést az elért eredményekről, és segítsen nekik abban, hogy fejlesszék a képességeiket. Az ilyen visszajelzések segíthetnek a munkatárs feladatainak egyértelműsítésében, átláthatóbbá tehetik a munkafolyamatokat és motiválják a csapattagokat a további erőfeszítések megtételére.
A videokonferenciák lehetővé teszik, hogy személyesen kommunikáljon a csapattagokkal, még akkor is, ha nem tartózkodik az irodában. Az ilyen típusú visszajelzés a leginkább interaktív és lehetővé teszi, hogy személyes észrevételeket és javaslatokat osszunk meg a csapattal.
Az online szavazások lehetővé teszik a csapatnak, hogy gyorsan és célravezetően felmérjék a véleményeket és az ötleteket. Az ilyen típusú voksolások egyszerű kérdéseket tartalmaznak, és lehetővé teszik, hogy azonnal adhassanak visszajelzést.
7. Legyen rugalmas!
Elengedhetetlen, hogy vezetőként rugalmas legyen a home office-ban dolgozó csapattal.
A kiterjedt online tér ellenére van, hogy akaratunk ellenére akadályokba ütközünk. A távmunka eddig nem ismert, új problémákat hordoz magában, legyen szó a rossz internetkapcsolat által okozott kellemetlen helyzetekről, vagy a nem megfelelő videokommunikációs eszközök használatáról.
Keressen egy egységes platformot, igazodva a dolgozók igényeihez. Iszonyú kényelmetlen, ha háromnál több felületet kell követnünk, így érdemes kiválasztani egy all in one lehetőséget.
8. Használja a Zoom-ban rejlő lehetőséget!
A home-office munkavégzés zökkenőmentes, olajozott mechanizmusát semmi sem befolyásolja jobban, mint a tökéletes platform kiválasztása.
A Zoom kommunikációs platform széleskörű használatának köszönhetően az egyik leginkább sokoldalú videokonferencia szolgáltatás, amely kis létszámú megbeszélésektől a nagyszabású előadásokig alkalmazható.
Rugalmas beállításainak köszönhetően az adott eseményre testreszabhatja a meeting interaktív és biztonsági funkcióit.
A rendszer nagy előnye az egyedülállóan hatékony működése, amely lehetővé teszi a magas minőségű, stabil és megbízható online meetingeket, akár rossz hálózati körülmények között is.
A nálunk elérhető egyedülálló Zoom licenc a meetingek bővítése, tökéletes hang- és képminőség biztosítása mellett interaktív funkciók széles tárházát biztosítja. Ezentúl nem fog gondot okozni dolgozóinak az akadozó kép vagy hang. A licenc előfizetésével felhőalapú tárhely is adott, függően a csomagunk tartalmától. Ez nagyszerű lehetőség, ha üzleti találkozóink, megbeszéléseink tartalmát rögzíteni szeretnénk. Mivel a platform kezelhetősége roppant egyszerű, így már igazán gyerekjáték lesz akár egy 20 fős konferenciát is online lebonyolítani.
De mi a helyzet, ha egy saját Zoom termet szeretne a cégének?
Szolgáltatásaink között lehetősége van fókusz szobák, tárgyaló és konferenciatermek létrehozását is igényelni. Ha netán ez se lenne elég, mit szólna ha egy 200 fős előadói térhez? A segítségünkkel ez is lehetséges.
Összefoglalás
A home office-ban dolgozó csapat vezetése kihívásokkal járhat, de a megfelelő stratégia, kommunikáció és rugalmasság segíthet a hatékony csapatmunka kialakításában.
Fontos, hogy rendszeresen kommunikáljon a csapattagokkal, támogassa a munka-otthoni egyensúlyt, és építsen csapatot az online térben is!
Alkalmazzon egy egyszerű használatú, de mégis sokoldalú videokonferencia rendszert, ami mindenki számára elérhető. A home office-ban dolgozó csapatok is lehetnek hatékonyak és eredményesek, ha megfelelően vezetik őket, a megfelelő platformon.
