Myzoom logó

Mit tehetünk vezetőként a távmunka hatékonyságának növelésében?

Az elmúlt évben a világjárvány hatására a távmunka egyre jobban elterjedt. A vállalkozások számára ez új kihívásokat jelentett a munkatársak motivációjának és hatékonyságának fenntartása terén. Azonban, a helyes vezetői stratégiák alkalmazásával a home office produktivitása javítható és az üzleti folyamatok zökkenőmentesebbé válhatnak. Megfogalmazunk olyan tényezőket, amelyek segíthetnek Önnek és csapatának növelni a távmunka eredményességét. Bemutatjuk a videokonferencia előnyeit és hatékony alkalmazását is.

A kevés kommunikáció káros következményei home office esetén

A home office-ban dolgozó munkatársaknak gyakran nehézséget okoz a megfelelő kapcsolattartás kialakítása a távoli kollégáikkal. Elveszhet a személyes kommunikáció, a dolgozók magukba fordulnak, így nem csak teljesítményük romlik, de a munkavégzés is felületessé válhat.

A munkafolyamatok lelassulhatnak, könnyen érezhetjük azt, hogy egy helyben topogunk, nem haladunk egyről a kettőre.

Ebben az esetben a további motiváció teljes hiányát tapasztalhatjuk. Egy alulmotivált csapattal iszonyúan nehéz dolgozni. Nem működik a brainstorming, ugyanazokat a köröket futjuk újból és újból. Egy szó mint száz, a gördülékeny home office munkamorálhoz elengedhetetlen a rendszeres kapcsolattartás.

Ugyancsak gondot jelenthet a közösségi portálok állandó böngészése, akár meeting, akár munkaidő közben. Ezért a pontos, kiemelt prioritású célok megfogalmazása, átbeszélése elkerülheti, hogy a dolgozóink tétlenül tevékenykedjenek.

Az említett problémák megelőzése érdekében fontos, hogy mi, mint vezetők, biztosítsunk megfelelő kommunikációs csatornákat, amik több segítő funkcióval járulnak hozzá eredményességünkhöz. Fontosak lehetnek a csevegő funkciók, e-mailek, vagy a videokonferencia.

Emellett a rendszeres ellenőrzések és visszajelzések is segítenek munkatársaink inspirálásában.

Egy hatékony videokonferencia előnyei

Egy távmunkában dolgozó csapat lényeges, szinte felbecsülhetetlen előnyt szerezhet az online térben történő zökkenőmentes értekezletekkel. A videokonferenciák számos előnnyel rendelkeznek, amivel hozzájárulnak a munkatársak eredményességéhez.

  • Idő- és költségtakarékos: Jelentősen csökkenthetjük az utazással járó költségeket és időt, ami az üzleti világban igen értékes. 
  • Rugalmas és mobilis: A videokonferenciák segítségével összekapcsolódhatunk egyidőben olyan munkatársakkal akik más városban tartózkodnak.
  • Pazar kommunikáció: Segít javítani a kommunikációt a kollégák, partnerek, ügyfelek és más érdekelt felek között. A videóhívások lehetővé teszik, hogy az emberek láthassák egymást, a testbeszédet, és az arckifejezéseket, amelyek segítenek a célravezetőbb és érthetőbb kommunikációban.
  • Növeli a teljesítőképességet: Javítja a munkahelyi hatékonyságot és a termelékenységet. Az ilyen találkozóknak köszönhetően gyorsabban kommunikálhatunk egymással,  azonnal reagálni tudunk az üzenetekre, valamint meg tudjuk osztani a dokumentumokat és az információkat.
  • Könnyű kezelhetőség: A modern videokonferencia-szoftverek és eszközök nagyon könnyen használhatóak, így bármikor és bárhonnan csatlakozhatunk az online találkozókhoz akár egyetlen gombnyomással.

Videokonferencia távmunka során

Mik azok a funkciók, amelyek segíthetik a hatékony videokonferenciát?

Az igazán hatásos videokonferencia számos funkcióval rendelkezik, amelyek hozzájárulnak a profi online interakcióhoz.

Ilyen pl. a képernyőmegosztás, a chat funkció, és a WhiteBoard.

Képernyőmegosztás

A képernyőmegosztás lehetővé teszi számunkra, hogy egyszerre láthassuk ugyanazt az információt, előadást ami különösen fontos, ha prezentációt szeretnénk bemutatni vagy megosztandó dokumentumokat szemléltetni. 

Növelni szeretnénk a teljesítményt, érthetővé szeretnénk tenni meetingünket?

A Zoom képernyőmegosztása tökéletesen alkalmazkodik okoseszközünk felbontásához, ebből kifolyólag minden lényeges adat partnereink számára is látható lesz. Ezzel felgyorsíthatjuk online konferenciánkat és elkerülhetjük a félreértelmezett adatrengeteget.

Egy mai hibrid környezetben azonban nem csak az íróasztalunknál ülve, hanem a tárgyalóteremből is ugyanúgy meg kell tudnunk osztani a képernyőnket a konferenciában résztvevők számára.

A modern tárgyalótermi rendszereknél már alapelvárás, hogy a hagyományos HDMI kábeles prezentáció mellett lehetőség legyen vezeték nélküli tartalommegosztásra is. Erre számos megoldás létezik a piacon, azonban ezek szinte mindegyike külön telepítendő (és elrejtendő), nem utolsó sorban költséges eszközt igényel, valamint csatlakozási típustól függően kis HDMI-s vagy USB-s “dongle” kulcsokat kell kiosztani a résztvevőknek, amiket a megbeszélés végeztével nem árt biztonságos helyre rakni és tárolni.

A Zoom Rooms rendszerek esetében a HDMI-s megosztás mellett szerencsére nincs szükség plusz eszközökre vagy szoftver licenszekre a vezeték nélküli prezentáláshoz. Minden Zoom Rooms rendszerben alap funkció ugyanis a beépített wireless content sharing funkció, ráadásul nincs szükség drága addicionális hardverre sem. 

A Zoom szobák résztvevői egy kattintással azonnal prezentálhatnak a Zoom alkalmazásból, hiszen az ultrahangos közelségérzékelésnek hála a szofver automatikusan összepárosodik a termi rendszerrel. A megoldás ugyanúgy működik Windows, Mac, Android vagy iOS eszközökről.

Az Apple felhasználók ráadásul a beépített AirPlay támogatásának köszönhetően ugyanolyan egyszerűen tükrözhetik képernyőjüket a konferenciába, mintha csak otthon az AppleTV-n nézegetnénk a családi fotókat.

Gondoltak azonban azokra a vendégekre is, akik számára a fenti módszerek még mindig túl macerásnak bizonyulnának. Ők egyszerűen a share.zoom.us weboldalt megnyitva a saját böngészőjükön keresztül tudják megosztani képernyőjük tartalmát a tárgyalóteremben.

A Zoom Roomsban mindez alapfunkció, nincs plusz doboz és nincs rejtett költség.

Chat

A chat funkciónak hála egyszerűvé válik a szöveges kommunikáció a találkozó közben. Elkerüljük a hangzavart, amit a mindenki által bekapcsolt mikrofonok okoznak. Elősegíti az interakciókat és a kérdések gyors megválaszolásában, amellett hogy akár jegyzetelhetünk is.

WhiteBoard

A WhiteBoard lehetővé teszi, hogy közösen írjunk, rajzoljuk vagy tervezzünk, amely sokkal hatékonyabb és gyorsabb, mint a hagyományos “elküldjük, visszaküldjük” variáció. Ez különösen nagy segítség lehet grafikus csapatoknak, akik egyidőben dolgozhatnak egy projekt arculatán.

Hogy érdemes szervezni egy vezetőnek a meetingeket?

Az online konferenciák szervezése az egyik legfontosabb feladat ha vezetők vagyunk. Talán a szervezési stratégiánk befolyásolja legjobban a távmunka eredményességét.

Rengeteg szempontot kell figyelembe vennünk.

Pl. az időpontválasztásnak olyannak kell lennie, hogy minden dolgozónak megfeleljen.

Az előkészületeknél fontos, hogy előre megtervezzük mit, és hogyan szeretnénk előadni. Ha nem rendelkezünk a megfelelő Zoom licencekkel, 40 percbe kell besűrítenünk mondanivalónkat.

Készítsünk egy pontokban összeszedett tervet, hogy mindenképpen kitérjünk a legfontosabb tényezőkre, amiket fel szeretnénk tárni. Kalkuláljuk bele a kérdésekkel és azok megvitatásával töltött időt is.

Fontos, hogy mindenki szavának ugyanolyan fontosságot szenteljünk és egytől egyig meghallgassunk mindenkit.

A csendesebb típusú munkatársakkal való információ során nehézségekbe ütközhetünk. Az ő kommunikációs intenzitásuk átlagát véve alacsonyabb a többi dolgozóinkkal szemben, így nem feltétlen fejtik ki véleményüket, ha szabad utat kapnak.

 A virtuális szavazások vagy a chat funkció használata mindenképpen javasolt esetükben, mivel így kényelmesebb nekik a részvétel és a véleménykifejezés is.

Az extrovertált munkatársainkkal való dialógusunk során pedig kérjük meg őket egy adott projekt ismertetésére, vagy olyan feladatra, amelyben kreatív megoldásokra van szükség és örömmel kiléphetnek a komfortzónájukból. 

A prezentációk, projektmegbeszélések és az interaktív csoportmunka nagyon eredményesek lehetnek a távmunkában dolgozóink ösztönzésében és a közösségépítésben.

Összegzés

A vezetőknek nagy szerepe van a távmunka hatékonyságának növelésében. A megfelelő konzultáció, a hatékony videokonferencia és a megfelelő meeting szervezési módszerek alkalmazása segíthet az üzleti folyamatok zökkenőmentességében és a munkatársak motivációjának fenntartásában.

Használjunk olyan technika által nyújtott funkciókat, amik elősegítik a kifogástalan videókommunikációnkat. Ezek növelni fogják a hatásosabb, maradandóbb meetingek számát.

Különösen nagy figyelmet fordítsunk a konferenciák tudatos szervezésére. Ezzel könnyűszerrel elmozdíthatjuk online kapcsolattartásunkat egy kiváló irányba is.

Extrovertált dolgozóinkat motiváljuk, bízzunk rájuk felelősséget, hagyjuk őket kibontakozni a digitális platform segítségével. Ennek köszönhetően jobban megismerhetjük az ő perspektívájukat is. Csendesebb munkatársaink esetében pl. bátran használjuk a chat funkciót vagy a célzott kérdéseket.