Az utóbbi években a digitális technológiák robbanásszerű fejlődése számos változást hozott a vállalati életben. Az egyik ilyen fordulat a videokonferenciák széles körű elterjedése, amely lehetővé teszi a home office munkavégzést és az online kommunikációt a világ bármely pontjáról. Egyesek szerint az IT felelős a videokonferencia bevezetéséért, mivel az a digitális eszköztár része. Mások szerint viszont a HR-nek kellene ezzel foglalkoznia, mivel a munkavállalók elégedettségének növelése érdekében is hasznos lehet.
Az, hogy a videokonferencia melyik vállalati osztályhoz tartozik, és kinek a felelőssége ezzel foglalkozni, még nem teljesen egyértelmű.
Ön mit válaszolna a következő kérdésre?
IT vagy HR?
Az IT és az HR két különböző részlege a vállalatnak, és eltérő felelősségi körökkel rendelkeznek.
A kérdés az, hogy melyik területnek kellene ezzel a kérdéskörrel foglalkoznia, és kinek a felelőssége elindítani egy videokonferencia bevezetési projektet.
A tézis rendkívül komplex.
Az IT, cégünk technológiai infrastruktúrájáért felelős, ideértve a hardvert, szoftvert, hálózatokat és adatbázisokat. Az IT küldetése a technológiai megoldások tervezése, telepítése, karbantartása és fejlesztése a vállalatunk számára, és biztosítani, hogy azok megfeleljenek a biztonsági, adatvédelmi és üzleti céloknak.
A HR viszont az emberi erőforrásokért felelős vállalatunk életében. A HR feladata a munkaerő megszerzése, fejlesztése és megtartása, valamint a munkavállalóink egészségének és biztonságának biztosítása. A HR felelős a toborzás, a kiválasztás, a teljesítményértékelés, a juttatások, valamint a munkaügyi kapcsolatokért a vállalatban.
A HR felelőssége az, hogy előzetes igényfelmérést végezzenek, és felmérjék, hogy a videokonferencia milyen előnyöket jelentene a munkavállalóink és cégünk számára.
Fontos, hogy kiemeljék az előnyeit a munkavállalóink számára, és bemutassák, hogy hogyan segítheti elő az ő munkájukat és életüket.
Ha a HR definiálta a videokonferencia bevezetésének okait, az IT-nek kell elvégeznie a technikai feladatokat, és gondoskodni a megfelelő csapatokkal való együttműködésről .
Az IT teendője, hogy a videokonferencia alkalmazások könnyen elérhetők és használhatók legyenek, valamint biztosítsák a megfelelő segédeszközöket és perifériákat.
Az IT-nek meg kell értenie az HR igényeit és elvárásait, és a HR-nek is értenie kell az IT kihívásait és korlátait. Csak így lehet biztosítani, hogy a videokonferencia bevezetése sikeres és zökkenőmentes legyen.
Ebből kifolyólag kapcsolatuk elengedhetetlenül fontos a vállalatunk olajozott működéséhez. Szorosan együtt kell dolgozzanak annak érdekében, hogy cégünk a technológiai megoldásokat és az emberi erőforrásokat egyaránt hatékonyan kihasználja.
A videokonferencia létjogosultsága
A videokonferenciák célja a hatékony és gyors online kommunikáció, bárhol is tartózkodjanak a felhasználók. Ez lehetővé teszi, hogy munkatársaink távolról dolgozzanak, cégünk pedig rugalmasabbá és ellenállóbbá váljon az esetleges kapcsolattartási zavarokkal szemben.
A virtuális kommunikáció lehetővé teszi az üzleti találkozók, prezentációk, tréningek és interjúk megtartását, miközben a résztvevők a saját irodájukban vagy akár otthonukban maradhatnak. Ennek eredményeképpen a videokonferencia jelentős idő- és költségmegtakarítást eredményezhet.
A HR részlegünknek valamivel nagyobb szerepe lehet a videokonferencia bevezetésében, mivel a munkavállalók elégedettségének és motivációjának növelése érdekében érdemes lehet ezt a lehetőséget is felkínálni nekik.
Hogyan használhatja ki a HR a videokonferencia előnyeit?
- Rugalmas munkavégzés:
A videokonferencia segítségével a dolgozóink rugalmasabb munkakörülmények között dolgozhatnak, így javítva az életminőséget és csökkentve az utazással járó időt.
Ezáltal javul az munkavállalói elégedettség, és a HR képes lehet megtartani a tehetséges dolgozókat.
- Költségcsökkentés:
A cég jelentős költségmegtakarításokat érhet el az utazások, személyes találkozók és az egyéb hagyományos kommunikációs módok költségeinek csökkentésével.
- Gyorsabb és hatékonyabb kommunikáció:
A videokonferencia lehetővé teszi a HR számára, hogy gyorsan és hatékonyan kommunikáljon a munkavállalókkal, a vezetőséggel és más érintettekkel, bárhonnan is dolgoznak.
- Jobb munka-magánélet egyensúly:
A HR sokkal könnyebben meg tudja teremteni a munka és a magánélet egyensúlyát a munkavállalóink számára, akiknek nem kell állandóan utazniuk vagy hosszabb időt tölteniük a munkahelyen.
- Jobb közösségi munka:
A videokonferenciáknak hála, a HR magabiztosan tudja támogatni a munkavállalói közösséget, és segíteni a virtuális csapatok hatékonyabb munkáját.
- Egyszerűbb munkafolyamatok:
A videokonferencia segít a HR-nek abban, hogy egyszerűbbé tegye a munkafolyamatokat, például az interjúk és a toborzás folyamatait, amelyek virtuálisan történnek, így az egész folyamat hatékonyabb lesz. Ezentúl cégünk akár más városból, országból is alkalmazhat munkaerőt.
Összefoglalás
Arra kerestük a választ, hogy a videokonferenciákhoz kapcsolódó felelősség vajon kinek a feladata a vállalatunkban: az IT-nek vagy az emberi erőforrásokért felelős HR-nek?
Meglátásunk szerint mindkét osztálynak fontos szerepe van a videokonferencia bevezetése során. Az HR-nek előzetesen fel kell mérnie az alkalmazás előnyeit, szükségességét a munkavállalóink és a vállalatunk számára, míg az IT-nek biztosítania kell a megfelelő technikai támogatást.
Hangsúlyozzuk a szoros együttműködés fontosságát az IT és az HR között, hogy a videokonferencia bevezetése zökkenőmentes és sikeres legyen cégünkben!
